Gizlilik Politikası

1. İşlenen veriler

MailMaks kapsamında işlenen veriler üç gruptadır:

• Müşteri hesap verileri: müşteri kurumun unvanı; panel kullanıcılarının e-posta adresleri ve rolleri; parolaların tek yönlü özetleri (parolanın kendisi saklanmaz); oturum ve güvenlik kayıtları (ör. başarısız giriş denemeleri); API anahtarlarına ait meta veriler; kredi, kota ve kullanım kayıtları; müşterinin doğruladığı gönderen alan adları ve webhook adresleri.
• Müşteri adına işlenen alıcı verileri: alıcı e-posta adresleri; müşterinin gönderdiği iletilerin içeriği ve ekleri (gönderimin yapılması için); gönderim, teslim, açılma, tıklama, geri dönme (bounce), şikâyet ve abonelikten çıkma olayları; bastırma (suppression) listeleri.
• Teknik kayıtlar: API isteklerinin ve panel erişimlerinin IP adresleri, zaman bilgileri ve hata kayıtları.

2. İşleme amaçları

• Müşterinin talep ettiği e-postaları iletmek ve teslim durumunu raporlamak.
• Geri dönen adresleri, şikâyetleri ve abonelikten çıkma taleplerini bastırma listesine alarak bu adreslere tekrar gönderim yapılmasını önlemek.
• Hesap bazında gönderim itibarını (bounce ve şikâyet oranları) izlemek, kötüye kullanımı ve istenmeyen e-postayı (spam) önlemek.
• Hesapları, API anahtarlarını ve panel oturumlarını güvence altına almak.
• Kredi, kota ve kullanım raporlarını üretmek; müşteriye destek sağlamak.
• Yasal yükümlülükleri yerine getirmek.

3. Veri sorumlusu ve veri işleyen

Müşteri hesap verileri bakımından Maks Telekom veri sorumlusudur.

Alıcı verileri bakımından e-postayı gönderen müşteri veri sorumlusu, MailMaks (Maks Telekom) ise müşterinin talimatları doğrultusunda veri işleyendir. Alıcıların hangi amaçla ve hangi hukuki sebebe dayanarak iletişim listesine alındığından müşteri sorumludur. MailMaks alıcı verilerini yalnızca hizmeti sağlamak, güvenliği ve gönderim itibarını korumak amacıyla işler; satmaz, kiralamaz ve kendi pazarlama faaliyetlerinde kullanmaz.

Alıcıların kişisel verilerine ilişkin talepleri öncelikle ilgili gönderen müşteriye iletilmelidir. Bize ulaşan bu tür talepleri, mümkün olduğunda ilgili müşteriye yönlendiririz.

4. Alt işleyenler ve yurt dışına aktarım

E-postaların iletimi için Amazon Web Services (Amazon Simple Email Service — SES) alt işleyen olarak kullanılır. Gönderim, AB (Frankfurt, eu-central-1) bölgesinde yapılır. Teslim, bounce ve şikâyet bildirimleri de aynı bölgedeki AWS hizmetleri üzerinden alınır.

Bu nedenle alıcı e-posta adresleri ve ileti içerikleri Türkiye dışında bulunan AWS altyapısında işlenir. Bu aktarım, hizmetin sağlanması amacıyla ve 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu’nun (KVKK) yurt dışına aktarıma ilişkin hükümleri çerçevesinde gerçekleştirilir.

5. Saklama süreleri

• Müşterilerin webhook adreslerine iletilmek üzere oluşturulan olay kayıtları ve bunların teslim denemeleri 30 gün sonra otomatik olarak silinir.
• Bastırma listesi kayıtları, aynı adrese tekrar gönderim yapılmasını önleme amacı sürdüğü müddetçe saklanır.
• Hesap, gönderim, olay ve kullanım kayıtları; hizmetin sağlanması, faturalama, kötüye kullanımın önlenmesi ve yasal yükümlülükler için gerekli olduğu süre boyunca saklanır; bu süre sona erdiğinde silinir veya anonim hale getirilir.

6. Güvenlik

• Site, panel ve API ile tüm iletişim TLS (HTTPS) üzerinden şifrelenir.
• API anahtarları yalnızca tek yönlü özet (SHA-256 hash) olarak saklanır; anahtarın kendisi oluşturulduğu anda müşteriye gösterilir ve sonradan tekrar görüntülenemez.
• API anahtarları isteğe bağlı olarak belirli IP adresleriyle kısıtlanabilir; API isteklerine dakikalık oran limiti uygulanır.
• Panel parolaları tek yönlü özet olarak saklanır; art arda başarısız giriş denemelerinde hesap geçici olarak kilitlenir.
• Gönderen kimlikleri (alan adları) hesap bazında izoledir; bir müşteri başka bir müşterinin alan adıyla gönderim yapamaz.
• Verilere erişim, görevi gereği ihtiyaç duyan yetkili personelle sınırlıdır.

7. Alıcıların abonelikten çıkma hakkı

MailMaks üzerinden gönderilen her toplu e-postada görünür bir abonelikten çıkma bağlantısı ve e-posta istemcilerinin desteklediği tek tıkla abonelikten çıkma başlıkları (List-Unsubscribe ve List-Unsubscribe-Post, RFC 8058) bulunur. Abonelikten çıkma talepleri anında uygulanır ve ilgili adres, o müşterinin sonraki toplu gönderimlerinde otomatik olarak atlanır.

Bir e-postanın MailMaks üzerinden size izniniz olmadan gönderildiğini düşünüyorsanız destek@mailmaks.com adresine bildirebilirsiniz.

8. Çerezler ve tarayıcı depolaması

Bu site reklam veya üçüncü taraf analiz çerezi kullanmaz. Panelde oturumu sürdürmek için oturum anahtarı ve kullanıcı bilgisi, ayrıca açık/koyu tema tercihi tarayıcının yerel depolama alanında (localStorage) tutulur. Çıkış yapıldığında oturum bilgileri silinir.

9. KVKK kapsamındaki haklarınız

KVKK’nın 11. maddesi uyarınca kişisel verisi işlenen kişiler; kişisel verilerinin işlenip işlenmediğini öğrenme, işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme, işlenme amacını ve amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme, yurt içinde veya yurt dışında aktarıldığı üçüncü kişileri bilme, eksik veya yanlış işlenmişse düzeltilmesini isteme, kanuni şartlar çerçevesinde silinmesini veya yok edilmesini isteme, bu işlemlerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme, münhasıran otomatik sistemlerle analiz edilmesi sonucunda aleyhe bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme ve kanuna aykırı işleme sebebiyle zarara uğraması hâlinde zararın giderilmesini talep etme haklarına sahiptir.

Bu haklarla ilgili başvurularınızı destek@mailmaks.com adresine iletebilirsiniz. Alıcı verilerine ilişkin talepler için lütfen ilgili gönderen kurumu da belirtin.

10. Değişiklikler

Bu politika gerektiğinde güncellenebilir. Güncel metin her zaman bu sayfada yayımlanır; sayfanın başındaki tarih son güncelleme tarihini gösterir.

11. İletişim

Gizlilik ile ilgili tüm sorularınız için: destek@mailmaks.com

1. Data we process

Data processed within MailMaks falls into three groups:

• Customer account data: the customer organization’s name; email addresses and roles of dashboard users; one-way hashes of passwords (passwords themselves are not stored); session and security records (e.g. failed sign-in attempts); API key metadata; credit, quota and usage records; sending domains verified by the customer and webhook URLs.
• Recipient data processed on behalf of customers: recipient email addresses; content and attachments of messages sent by the customer (in order to deliver them); send, delivery, open, click, bounce, complaint and unsubscribe events; suppression lists.
• Technical records: IP addresses, timestamps and error logs of API requests and dashboard access.

2. Purposes of processing

• Delivering the emails requested by the customer and reporting delivery status.
• Adding bounced addresses, complaints and unsubscribe requests to the suppression list so that these addresses are not emailed again.
• Monitoring per-account sending reputation (bounce and complaint rates) and preventing abuse and unsolicited email (spam).
• Securing accounts, API keys and dashboard sessions.
• Producing credit, quota and usage reports and providing customer support.
• Complying with legal obligations.

3. Data controller and data processor

For customer account data, Maks Telekom is the data controller.

For recipient data, the customer sending the email is the data controller and MailMaks (Maks Telekom) is the data processor acting on the customer’s instructions. The customer is responsible for the purpose and legal basis on which recipients were added to its contact lists. MailMaks processes recipient data only to provide the service and to protect security and sending reputation; it does not sell or rent recipient data or use it for its own marketing.

Requests from recipients about their personal data should first be addressed to the sending customer. Where possible, we forward such requests that reach us to the relevant customer.

4. Sub-processors and international transfers

Amazon Web Services (Amazon Simple Email Service — SES) is used as a sub-processor to deliver email. Sending takes place in the EU (Frankfurt, eu-central-1) region. Delivery, bounce and complaint notifications are also received through AWS services in the same region.

Consequently, recipient email addresses and message content are processed on AWS infrastructure located outside Türkiye. This transfer is carried out to provide the service and within the framework of the provisions on cross-border transfers of the Turkish Personal Data Protection Law No. 6698 (KVKK).

5. Retention

• Event records created for delivery to customers’ webhook endpoints, together with their delivery attempts, are deleted automatically after 30 days.
• Suppression list entries are kept for as long as they are needed to prevent further sending to the same address.
• Account, sending, event and usage records are kept for as long as necessary to provide the service, for billing, for abuse prevention and to meet legal obligations; after that they are deleted or anonymized.

6. Security

• All communication with the website, dashboard and API is encrypted with TLS (HTTPS).
• API keys are stored only as one-way hashes (SHA-256); the key itself is shown to the customer once, at creation, and cannot be viewed again.
• API keys can optionally be restricted to specific IP addresses; per-minute rate limits apply to API requests.
• Dashboard passwords are stored as one-way hashes; accounts are temporarily locked after repeated failed sign-in attempts.
• Sender identities (domains) are isolated per account; a customer cannot send from another customer’s domain.
• Access to data is limited to authorized staff who need it for their duties.

7. Recipients’ right to unsubscribe

Every bulk email sent through MailMaks contains a visible unsubscribe link and one-click unsubscribe headers supported by email clients (List-Unsubscribe and List-Unsubscribe-Post, RFC 8058). Unsubscribe requests take effect immediately, and the address is automatically skipped in that customer’s subsequent bulk sends.

If you believe an email was sent to you through MailMaks without your permission, please report it to destek@mailmaks.com.

8. Cookies and browser storage

This website does not use advertising or third-party analytics cookies. To keep dashboard users signed in, a session token and user details, as well as the light/dark theme preference, are kept in the browser’s local storage (localStorage). Session data is removed on sign-out.

9. Your rights under KVKK

Under Article 11 of KVKK, data subjects have the right to learn whether their personal data is processed and, if so, to request information about it; to learn the purpose of processing and whether data is used accordingly; to know the third parties to whom data is transferred in Türkiye or abroad; to request correction of incomplete or inaccurate data; to request erasure or destruction under the conditions set out in the law; to request that such actions be notified to third parties to whom the data was transferred; to object to outcomes against them arising exclusively from automated analysis; and to claim compensation for damages arising from unlawful processing.

You can submit requests regarding these rights to destek@mailmaks.com. For requests about recipient data, please also specify the sending organization.

10. Changes

This policy may be updated when necessary. The current version is always published on this page; the date at the top shows when it was last updated.

11. Contact

For any privacy questions: destek@mailmaks.com